Tietosuojaseloste
Laatimispäivämäärä 26.3.2019
1. Rekisterinpitäjä
Kokkolan kaupunki, Kaupunginhallitus
Kauppatori 5, PL 43
67101 Kokkola
Puh. (06) 8289 111 (vaihde)
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Tietohallintopäällikkö, puh. 044 7809 511 / Tietohallintopalvelut
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava, puh. 044 7809 461
4. Rekisterin nimi
Trimble Feedback –palautejärjestelmän asiakasrekisteri.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoitus on Kokkolan kaupungin palautepalvelun toteuttaminen. Palvelussa lähetetään, käsitellään ja tilastoidaan palautteita.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: käyttäjätunnus ja salasana, nimi, sähköpostiosoite, puhelin, palautteen käsittelyyn liittyvät yhteydenpitotoiveet, annettujen palautteiden tiedot sekä palautteiden käsittelyvaiheet ja vastaukset.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Palautepalvelun käyttäjien antamat tiedot.
8. Tiedot ovat vuosilta/alkaen vuodesta
2019
9. Tietojen päivitystiheys
Saapuvien palautteiden mukaisesti.
10. Tietojen julkisuus/salassa pidettävyys
Julkisia tietoja ovat palautteet ja niiden vastaukset, mikäli palautteen antaja on antanut luvan palautteen julkaisuun. Vastaus voi sisältää viranomaisen nimen. Palautteiden antajien henkilötietoja ei julkaista.
11. Salaiset tiedot
Vastaajan henkilötiedot. Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sekä tietosuojalain mukaan.
12. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
13. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) Ei säilytetä.
B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) - Käyttöliittymä on suojattu käyttäjätunnus/salasana -yhdistelmällä. Järjestelmään on pääsy vain henkilöillä, joiden työtehtäviin tietojen käsitteleminen kuuluu. Tietokanta ja palvelimet on suojattu käyttäjätunnus/salasana -yhdistelmällä. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitosopimuksen.
14. Tietojärjestelmätietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen
Tietoja säilytetään, kunnes kohteena oleva asia on käsitelty ja tiedot eivät enää ole rekisterinpitäjän tai palvelun käyttäjän kannalta tarpeellisia.
